Harmonisierung von 5000 User-Accounts
Eine neue gemeinsame digitale Plattform für 5000 Ehrenamtliche und dies mit einer transparenten, flexiblen, quelloffenen Lösung, die auch noch gut bedienbar ist. Ein großer deutscher Bundesverband hat sich dieser Herausforderung gestellt. Mit Erfolg.
Auslöser für diesen Schritt war der Wunsch, die Ablage von Informationen, die Kommunikation und die Zusammenarbeit der Ehrenamtlichen mit dem Verband zu vereinheitlichen und gleichzeitig DSGVO-konform zu gestalten. Außerdem sollten für eine einheitliche Außendarstellung der Ehrenamtlichen rund 5000 User-Accounts dieser Zielgruppe zu einem gemeinsamen Provider wechseln. Bis dato hatten die Ehrenamtlichen hier individuell E-Mail-Adressen generiert.
Neben der Harmonisierung der Außendarstellung dieser Zielgruppe war dem Verband außerdem digitale Souveränität wichtig: Lösungen, die im Rechenzentrum betrieben werden, sollten nebst Daten auf den hauseigenen Servern liegen.
Ein kniffliges Projekt mit vielen Anforderungen
Tausende bundesweit verteilte Personen mit diverser digitaler Affinität auf eine einheitliche Lösung umstellen? Kein ganz einfaches Unterfangen. Gleichzeitig sollte das IT-Projekt weitere Kriterien erfüllen:
- Diverse Funktionen wie E-Mail-Mail, Groupware, Dateiverwaltung und -austausch, Videokonferenzen und Online-Zusammenarbeit bieten, die reibungslos miteinander funktionieren.
- Ein zentrales User Management und Single Sign On (SSO) erzwingen.
- Anwenderfreundlich für eine große Userschaft sein.
- Anwendbarkeit trotz weniger Administratoren.
- Hohe Skalierbarkeit ohne Insel-Lösungen.
- Sicher und in einem festen Zeit- sowie Budgetrahmen umsetzbar sein.
- Die vollständige digitale Souveränität über die gesamte Infrastruktur für diese Zielgruppe sichern.
Damit der Verband besser sehen konnte, wie konkret er von der Umstellung auf Open Source-Anwendungen profitieren würde, haben wir bei LWsystems ihm kurzerhand eine Testplattform zur Verfügung gestellt und dadurch künftige Nutzer direkt in die User Experience einbezogen. Das gefiel nicht nur dem Kunden, sondern auch den Anwendern vor Ort.
Erfolgreiche Umsetzung
Wie jede Veränderung und jede Neueinführung ist auch die Anwendung der neuen, Open Source gestützten IT-Lösungen für die Ehrenamtlichen eine Herausforderung. Schließlich müssen Dinge in Teilen neu gelernt werden. Für den Verband ein Grund mehr, sich viel Zeit für die Kommunikation mit den Ehrenamtlichen zu nehmen. Zeit, die sich ausgezahlt hat. Mit Geduld, konkreten Anleitungen und genügend Raum für Austausch gelang, was zunächst unmöglich schien: Nach nur rund 9 Monaten waren alle User umgestellt und das Projekt konnte Ende Juni 2024 erfolgreich abgeschlossen werden.
„Besonders herausfordernd an solchen Mammutaufgaben ist die fristgerechte Umsetzung. Wir haben diese Hürde durch einen stringenten Projektplan und einen regelmäßigen 14-tägigen Online-Austausch gemeistert“, sagt Ansgar Licher, Geschäftsführer LWsystems und Projektleiter.
Und dies sind Milestones des gemeinsamen IT-Projekts:
- Umsetzung des Server Setup – es sichert flexibles Wachstum, Ausfallsicherheit und eine hohe Skalierbarkeit.
- Gestaltung und Aufbaus eines Web-Portals zur zentralen integrierten Darstellung aller Anwendungen für die Anwender.
- Verschiedene, bereits bestehende Anwendungen wurden in das Single Sign On (SSO) eingebunden.
- Die Open-Source-Lösung für E-Mail und Groupware wurde integriert (inklusive Tool für die 2-Faktor-Authentifizierung) und alle 5000 Nutzer angebunden.
- Die Open Source-Lösungen für File & Share sowie Online-Austausch wurden implementiert.
- Die digitale Souveränität liegt vollständig auf Seiten des Kunden
- Das Projekt wurde innerhalb des Kosten- und Zeitrahmens abgeschlossen.
Extra-Tipp
Sie denken: Die können mir viel erzählen?
Dann werfen Sie doch einen Blick in unsere Referenzen und lesen Sie, was andere konkret über die Zusammenarbeit mit uns und unseren Lösungen sagen.
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