Endlich produktiver arbeiten: Mit diesen 7 Tipps klappt’s

1.

Schluss mit internen E-Mails

Haben Sie ständig Ihren E-Mail-Account im Blick? Wie viele Nachrichten davon sind nicht bearbeitet? Und wie viele Abstimmungsdetails zu internen Angelegenheiten finden Sie partout nicht wieder? Genau diese Fragen haben wir uns auch gestellt und beschlossen, den internen Mailverkehr auf null zu setzen. Heißt konkret: Wir verzichten darauf, einander E-Mails zu schreiben (Zero-E-Mail-Strategie). Stattdessen haben wir auf Chat umgestellt. Sie denken jetzt vielleicht: Das verlagert das Problem nur auf einen anderen Kanal, doch so ist es nicht.

Geeignete Chatsysteme bieten den Vorteil, themenbezogene Diskussionen einzurichten und die Teilnehmer klar zu benennen. Alles ist komprimiert an einem Ort, übersichtlich und der Betreff nicht durch die x-te Beantwortung der E-Mail mit Absender „AW: AW: AW: AW:“ zerschossen. Außerdem sind automatisch alle Follower direkt involviert und können am Ball bleiben. So vermeiden wir auch, dass Mails nochmals oder „hinterher“ geschickt werden, denn natürlich hatte bei Sammel-E-Mails immer irgendwer irgendwen in CC vergessen oder aber aus Versehen bereits auf „senden“ gedrückt, bevor alle adressiert waren. Damit ist es nun vorbei und wenn es jetzt um Themen geht, die nur 2 Personen betreffen oder nur einer kurzen Rücksprache bedürfen, greifen wir zum Hörer oder suchen das persönliche Gespräch. Erledigt. Haken dahinter.

2.

Den Überblick behalten

Zig Kunden, zig Anfragen, zig Projekte – extern und intern: Es wurde für mich immer schwieriger, alles im Blick zu behalten. Und dann noch die analoge und digitale Zettelwirtschaft: Mal eben hier was notiert, mal eben dort was eingetragen. Seitdem ich jedoch mit einem digitalen Organisations-Tool arbeite, ist mein Arbeitsleben um vieles leichter geworden. Aus einem einfachen Grund: Es dauert wenige Sekunden, die neue Aufgabe aufzusetzen, sie mir oder jemandem anderen zuzuweisen und mit Deadline zu hinterlegen. Unteraufgaben, Anhänge, Dokumente: Alle Aspekte der Arbeit an dem Projekt werden an einem Ort gebündelt und ploppen verlässlich auf – auch die Kommunikation. Komplexität wird reduziert, Multitasking leichter. Alles bleibt übersichtlich.

Ich nutze das Tool auch mit externen Dienstleistern, etwa mit unserem Webdesigner und unserer Kommunikationsberaterin. So lassen sich Aufgaben wunderbar auch in verteilten Teams gut organisieren, zuweisen und der Stand der Dinge stets sekundengenau überblicken. Die Kommunikation ist gebündelt an einem Ort, was zusätzlich den E-Mail-Verkehr reduziert (s. Tipp 1). Nur Personen, die am Projekt mitarbeiten, haben Zugriff. Alle anderen werden nicht behelligt. In der Basis-Version von „Asana“ oder „Trello“ ist all das übrigens gratis nutzbar. Für Freunde von Open Source und Self-hosting gibt es auch hier eine alternative Lösung: WeKan, das einfach per Mausklick auf Univention Systemen installiert werden kann.

3.

Projekte greifbar machen

Große Projekte mit vielen Beteiligten und langer Laufzeit sind eine Herausforderung für alle – ganz besonders zu Beginn, wenn die Gespräche noch laufen und der Auftrag noch nicht in trockenen Tüchern ist. Zahlen, Daten, Fakten sind schön und gut, aber selten kann ein Kunde wirklich erfassen, welche Dimensionen ein Projekt hat, wie vielschichtig es ist und welcher Zeitplan und welche Manpower realistisch sind. Das ist für den Kunden und für uns als Dienstleister herausfordernd. Bilder sagen dann oft mehr als viele Worte. Durch Visualisierung werden Projekte greifbarer und verständlicher. Auch für uns selbst. Darum arbeiten wir für die Projektplanung, Timings, Kalkulationen u.v.m. bei Großprojekten nun mit einem Projektmanagement-Tool. Open Project hilft uns, Projekte zu strukturieren und nachvollziehbar darzustellen.

4.

Business mal Business sein lassen

Wir sind ein kleines mittelständisches Unternehmen in Bad Iburg im Osnabrücker Land. Bei uns kennt jeder jeden und doch verfolgt jeder einen Großteil des Tages seine eigenen Aufgaben und Projekte. Umso wichtiger ist es trotz allem Digitalen und aller Effizienz, zwischendurch innezuhalten und das zu tun, was häufig im Alltagsgeschäft auf der Strecke bleibt – miteinander zu sprechen. Und zwar nicht in einem Meeting, sondern in einer ungezwungenen Frühstücksrunde. Ohne Agenda, ohne beruflichen Themenzwang, einfach so.

Alle zwei Wochen starten wir den Tag mit einer gemeinsamen Morgenrunde und lassen den Themen ihren Lauf. Die Geschäftsführung ist selbstverständlich auch dabei. Wir plaudern zwanglos – von Mensch zu Mensch. Wir nehmen uns Zeit füreinander, hören zu und interessieren uns. Eine Stunde gemeinsames Frühstück am Morgen, die sich auszahlt. Weil wir einander besser kennen und verstehen. Weil wir miteinander lachen. Weil wir mitfühlen. Weil wir einander wertschätzen und auf Augenhöhe sprechen. Die Teilnehmerzahl ist jedes Mal hoch, das Feedback super. Das zeigt mir, dieses gemeinsame Frühstück ist wertvoll. Und ich spüre: Alle gehen danach motiviert an die Arbeit. Business mal Business sein lassen: Was könnte besser sein fürs Geschäft?

5.

Flexibler arbeiten

„Wer nicht ins Büro kommt, fliegt raus?“ So titelte die Tagesschau im Juni 2022 und bezog sich damit auf Tesla-Gründer und Twitter-Chef Elon Musk, der seine Angestellten unter Druck setzte, damit sie nach der Corona-Pandemie zurück ins Büro kommen. – Kann man machen, aber wenn Sie mich fragen: Das ist Bullshit! Ja, es stimmt: Nicht jeder ist fürs Homeoffice gemacht. Nicht jeder möchte remote arbeiten. Aber andere schon. Daher kommt es für uns als Arbeitgeber nicht auf das eine oder das andere an, sondern darauf, unseren Mitarbeitern die Wahl zu lassen und ihren Bedürfnissen entsprechend selbst zu entscheiden.

Meine Erfahrung ist: Diese Flexibilität hat unser Team noch produktiver gemacht. Weil Kollegen selbstbestimmter arbeiten. Weil digitale Tools die Zusammenarbeit remote erleichtern und selbst die eigene Bürorufnummer ortsunabhängig genutzt werden kann (z.B. via pascom). Weil Mitarbeiter sich weniger beruflichen Zwängen unterordnen müssen (feste Arbeitszeiten, Präsenz, etc.) und dadurch Beruf und Privates besser unter einen Hut bringen können. Weil sie das Vertrauen, das man ihnen schenkt, wertschätzen und nicht missbrauchen. Ob sie in diesem Rahmen nun 40 oder nur 35 Stunden in der Woche arbeiten, ist für uns in der Geschäftsführung nachrangig. Wesentlich ist nur: Übernehmen die Mitarbeiter für ihre Themen und Projekte die Verantwortung? Halten sie sich an Abmachungen (Freiheit innerhalb von Grenzen)? Ist die Leistung gut und achten sie im Sinne der Kollegialität aufeinander? Vertrauen schafft Commitment und das ist so viel mehr wert als „Nine to Five“ und Anwesenheitspflicht.

6.

Sich treu bleiben

Wenn das Miteinander stimmt, das Team gemeinsame Werte teilt und das Unternehmensziel klar ist, dann läuft auch das Business rund. Nach rund zwei Jahrzehnten als Geschäftsführer ist dies meine tiefe Überzeugung. Fast alle unsere Mitarbeiter sind seit vielen Jahren bei uns. Die Fluktuation geht gen null, denn neben der fachlichen Qualifikation ist für uns eine Frage für die Entscheidung, ob jemand eingestellt wird oder nicht, essenziell: Passt die Person menschlich zu uns. Unsere Mitarbeiter schätzen LWsystems für den Zusammenhalt und die Unternehmenskultur. Dieses Wohlfühlklima möchten wir bewahren. Denn genau dieses Wohlfühlklima ist der Garant für hohe Produktivität.

7.

Tief durchatmen und entspannen

Zwei bis drei Mal am Tag nehme ich mir Zeit für eine kurze Pause. Kein Bildschirm, kein Handy, sondern bewusst Körper und Geist entspannen. Andere im Team machen es ähnlich und der Erfolg gibt mir recht: Ich fühle mich fitter, konzentrierter und entspannter. Diese Übungen hat mir meine Frau verraten. Als langjährige Yogalehrerin kennt sie sich bestens aus und hat für mich und Sie mehrere Übungen ausgewählt, mit denen auch Sie im Arbeitsalltag entspannter und damit produktiver werden können.