E-Rechnung: Das sollten Sie jetzt wissen und beachten

Für die E-Rechnung sind die Formate XRechnung oder ZUGFeRD verpflichtend. Letztere kombiniert einen Sichtbeleg (PDF) mit eingebettetem XML-Datensatz in einer einzigen PDF-Datei. Sie ist dadurch für Menschen einfach lesbar (PDF) und gleichzeitig automatisch verarbeitbar (XML) und kann B2B oder an öffentliche Einrichtungen verschickt werden. Die XRechnung dagegen ist ein rein XML-basiertes Format, das für Rechnungen an Behörden in Deutschland entwickelt wurde. Hier existiert kein Sichtbeleg.

Je nach Fortschritt der Digitalisierung im Unternehmen, kann es einiges an Aufwand bedeuten, E-Rechnungen und deren Verarbeitung sowie Archivierung zu implementieren (welche Lösungen es dafür gibt, lesen Sie hier). Die Gefahr: Eine fehlerhafte E-Rechnung kann automatisch abgelehnt werden und die Zahlung verzögert sich. Für die IT-Sicherheit bedeutet die Einführung der E-Rechnung zudem neue Risikopotenziale:

• Sensible Daten könnten beim digitalen Versand per E-Mail abgefangen werden.
• Datenbanken oder Software für E-Rechnungen können zum Ziel von Hackern werden.

Experten rechnen damit, dass ab 2025 eine Welle an betrügerischen Fake-Rechnungen losrollen wird, um Unternehmen zu scammen. Die Kombination aus sichtbaren Daten (Sichtbeleg) im PDF sowie den nicht sichtbaren (und nicht ohne Weiteres bildschirmanzeige-fähigen) XML-Daten bei ZuGFeRD-Rechnungen macht es möglich. Ein einfaches Szenario dafür: Die ZuGFeRD-Rechnung weist im sichtbaren Teil (PDF) die übliche deutsche Bankverbindung des Kreditors sowie den Rechnungsbetrag aus. In den unsichtbaren, jedoch verarbeitungsrelevanten Daten steht ein anderer (höherer) Rechnungsbetrag und/oder eine ausländische Bankverbindung. Bemerken die Verarbeitungs-Software oder Mitarbeiter die Unstimmigkeit nicht, wird das Geld an einen Cyberkriminellen transferiert. Es wird also elementar, dass Ihre Rechnungssoftware und die Anwender die Daten besonders gut prüfen. Unsere Empfehlung: Die Open Source-Lösung Quba liest und validiert kostenlos E-Rechnungen.

Zwingend! E-Rechnungen fallen unter die GoBD und müssen elektronisch sowie revisionssicher archiviert werden. Es reicht nicht, wenn Sie:

• Nur einen Ausdruck der E-Rechnung aufbewahren.
• Einen Ordner „Archiv“ im E-Mail-Postfach einrichten und die E-Rechnungen dort ablegen.
• Ein Extra-Postfach nur für E-Eingangsrechnungen einrichten.
• Die Archivierungsfunktion von Microsoft Outlook oder Thunderbird für Ihre E-Rechnungen nutzen.
• Ihre E-Rechnungen mangels geeigneter Archivierungsmöglichkeiten in den Mailboxen z.B. bei T-Online, GMX, web.de & Co. (bzw. IMAP-Postfächern anderer Anbieter) liegen lassen oder ablegen.

Das geht ganz einfach! Beispielsweise mit der Archivierungslösung „Benno Cloud Enterprise“ in der LWsystems Cloud – simpel, sicher und günstig. Die E-Mails Ihrer Mail-/Groupwarelösung (bspw. Microsoft 365/Exchange Online, …) werden dort preisgünstig und sicher archiviert.
Wir bieten auch Mailhosting incl. Archivierung an, falls Sie lieber alles aus einer Hand haben wollen. Und damit Sie sich dabei um nichts kümmern müssen, organisiert LWsystems für Sie den Umzug in die LWsystems Cloud  (Serverstandort: Deutschland). Dort angekommen, können Sie mit der Groupware Zimbra zwischen Postfächern beliebiger Größe wählen – von einfachen IMAP-Mailboxen bis zu ganzen Groupware-Postfächern. Das gilt auch, wenn Sie Microsoft Outlook verwenden. Neben Mailarchiv, Mail und Groupwareserver stehen Ihnen in der LWsystems Cloud zahlreiche weitere Open Source-Lösungen zur Verfügung: Von File Sync & Share, Videomeetings oder Online-Office – die IT-Experten von LWsystems schnüren Ihnen ein Rundum-sorglos-Paket nach Ihren Bedürfnissen!